Komunikacja to bardzo ważna sfera nie tylko w prywatnych relacjach, ale również w tych zawodowych. Najwięksi rynkowi gracze od dawna usprawniają komunikację pomiędzy pracownikami na różnym szczeblu. Stąd w PMBOK, czyli normie zarządzania projektami obowiązującej w Stanach Zjednoczonych, powstał termin Project Communications Management, który można przetłumaczyć jako zarządzanie komunikacją w projekcie. Celem jest skuteczna wymiana informacji oraz działanie zgodnie z potrzebami informacyjnymi uczestników danego przedsięwzięcia. Zarządzanie komunikacją w projekcie dzieli się na procesy.
 

Identyfikacja zainteresowanych osób

Proces polega na wyznaczeniu wszystkich osób i organizacji, które uczestniczą w danym projekcie w sposób czynny lub bierny. Należy nie tylko zidentyfikować odpowiednie podmioty, ale również określić ich motywacje, wpływ na dany projekt oraz ich własne oczekiwania. Dzięki temu menedżer dzieli interesariuszy zgodnie z tym, jaki jest ich udział w realizacji projektu. Może zadecydować o konieczności komunikowania się tylko z kluczowymi podmiotami, jeśli czas na realizację planu jest ograniczony.
 

Planowanie komunikacji

Bardzo istotne jest opracowanie metody i częstotliwości komunikowania się. Ten proces spełnia potrzeby interesariuszy, odpowiadając na pytania dotyczące tego, kto i kiedy potrzebuje informacji, jaką drogą mają one zostać przekazane i do czego można je wykorzystać. Realizacja tego procesu powinna być na bieżąco kontrolowana i oceniana.
 

Przekazywanie informacji

Ten etap zakłada faktyczne dostarczanie informacji wcześniej wyznaczonym osobom. Proces trwa najczęściej tyle, co projekt i kończy się z jego zrealizowaniem. W zakres tego procesu wchodzi również zarządzanie komunikacją oraz udzielanie odpowiedzi na pytania interesariuszy.
 

Formowanie się oczekiwań

Sposób komunikacji z interesariuszami ma udzielić im potrzebnych odpowiedzi i spełniać poszczególne oczekiwania. Ten proces służy również rozwiązaniu wszystkich problemów i kwestii spornych. Dzięki temu interesariusze są bardziej zaangażowani w realizację projektu oraz stają się świadomi ryzyka, z jakim wiąże się podejmowanie pewnych decyzji.
 

Raportowanie

Ostatni etap polega na gromadzeniu i analizie informacji dotyczących zarządzania komunikacją. Ocena odbywa się na podstawie porównania danych rzeczywistych z pierwotnymi oczekiwaniami. Raporty mogą być mniej lub bardziej szczegółowe w zależności od tego, do kogo się je kieruje. Pełne sprawozdanie zawiera informacje o planowanym terminie ukończenia projektu.