Jakość to wyznacznik kluczowy dla wielu firm. Do jej kontrolowania wykorzystuje się system zarządzania jakością (ang. quality management system). Jednym z najważniejszych dokumentów dla poprawnego działania tego systemu jest właśnie księga jakości. Jakie dokładnie pełni funkcje, czego dotyczy jej treść oraz jak stworzyć taki dokument?
 

Dlaczego księga, a nie książka?

Oficjalna nazwa tego dokumentu to Quality Manual, dlatego nazwę powinno się raczej tłumaczyć jako „podręcznik”. Jednak ze względu na to, że ta dokumentacja odgrywa ogromną rolę w działalności firmy, określa się ją mianem „księgi”. Jakie mądrości można zatem w niej znaleźć? Przede wszystkim – dokładny opis systemu jakości w danej firmie z uwzględnieniem ogólnej strategii i poszczególnych procedur. Dokument opisuje również rozmaite normy jakości i sposoby ich spełniania. Zawartą w nim wiedzę można wykorzystać do kontrolowania działań związanych z zapewnieniem standardów. Poza tym jest to źródło informacji dla nowych pracowników. Księga jakości przedstawia, jak dana firma traktuje różne wartości. Ostatecznie dokument powinien również potwierdzać, że organizacja spełnia stawiane wymagania.
 

Wymagania co do księgi jakości

Księga jakości powinna zostać stworzona według określonego wzoru. W tym celu powstała nawet specjalna norma – ISO 10013, która podpowiada, jak dobrze stworzyć tego typu dokument. Ważne, aby był on szczegółowy, a jednocześnie możliwy do odczytania nawet przez nowych pracowników. Warto wprowadzić logiczny podział treści na punkty. Poza tym księga jakości musi zawierać definicje i informacje, które są kluczowe dla utrzymania standardów, czyli odnoszące się do systemu zarządzania jakością i jego przyszłej wizji.
 

W jaki sposób stworzyć księgę jakości?

Podczas tworzenia tego typu dokumentu warto przestrzegać określonego porządku. Dzięki temu można być pewnym dopełnienia wszystkich formalności. Na wstępie warto dokładnie przyjrzeć się systemowi jakości od ogółu do szczegółu, czyli od polityki po konkretne procedury. Należy wyznaczyć cele, do jakich dąży organizacja w zakresie ciągłego doskonalenia jakości. Istotne dla czytelności i dostępności informacji jest opracowanie odpowiedniej struktury samego dokumentu, czyli na przykład zadbanie o jego czytelność. Nie powinno się zapominać o tym, że księga jakości ma opisywać stan rzeczywisty. Dlatego musi powstawać na bieżąco z konsultacjami prowadzonymi wraz z pracownikami firmy. Na końcu należy pamiętać o dołączeniu do księgi wszystkich niezbędnych dokumentów.